Fotoshooting im Sportverein organisieren: Zeitplan & Elternbrief

Kurz gesagt: Für ein Fotoshooting im Sportverein braucht ihr vier Dinge: einen festen Termin mit Raum und Stromanschluss, einen Zeitplan pro Mannschaft, die Einwilligungen der Eltern vor dem Fototag und eine Person, die am Tag selbst den Überblick behält. Rechnet pro Mannschaft mit 15 Spielern mit knapp einer Stunde, dazu einmal rund 20 Minuten für den Aufbau des Studios.

Das Fotografieren übernimmt der Fotograf. Ob der Fototag entspannt läuft oder im Chaos endet, entscheidet sich aber vorher im Verein. Hier steht, was ihr wann erledigen solltet, mit einem Zeitplan als Vorlage und einem Elternbrief zum Kopieren.

Vier Wochen vorher: Termin, Raum und Teams festlegen

• Termin wählen: Am besten kurz nach Saisonbeginn. Dann sind die Kader komplett, die Trikots neu und die Spielerfotos rechtzeitig für das DFBnet oder andere Verbandssysteme da.
• Raum klären: Vereinsheim, Halle oder ein überdachter Bereich an der Sportanlage. Wichtig ist ein Stromanschluss für die Blitzanlage.
• Teams sammeln: Welche Mannschaften sind dabei? Sollen auch Trainer, Betreuer oder der Vorstand aufs Foto? Das bestimmt, wie lange der Tag dauert.
• Trainer einbinden: Die Trainer erreichen Spieler und Eltern am schnellsten. Legt fest, wer pro Team Ansprechpartner ist.

Der Zeitplan: so viel Zeit braucht jede Mannschaft

Pro Spieler rechnet man beim Einzelportrait mit 3 bis 5 Minuten. Eine Mannschaft mit 15 Spielern ist inklusive Mannschaftsfoto in unter einer Stunde durch. Plant trotzdem jede Mannschaft mit einer vollen Stunde ein. Irgendwer kommt immer zu spät oder hat das Trikot vergessen.

Ein Beispiel für einen Samstag mit vier Jugendteams:

Die Jüngsten gehören an den Anfang. Kleine Kinder sind morgens am geduldigsten, und Eltern mit mehreren Kindern im Verein können ihre Termine besser planen, wenn die Reihenfolge früh feststeht.

Zwei Wochen vorher: Eltern informieren und Einwilligungen einsammeln

Bei Kinder- und Jugendmannschaften ist das der wichtigste Schritt. Die Eltern müssen wissen, wann ihr Kind wo sein soll, was es anziehen soll und was mit den Fotos passiert. Und ihr braucht ihre Einwilligung, bevor die Fotos veröffentlicht werden.

Für die Einwilligung zu Datenschutz und Bildrechten stellt das DFBnet Formular-Vorlagen bereit. Für Spielerfotos auf FUSSBALL.DE gilt zusätzlich: Daten von Kindern und Jugendlichen bis 16 Jahre werden dort nur mit ausdrücklicher Einwilligung gezeigt. Wenn euer Verein einen Datenschutzbeauftragten hat, lasst ihn die Formulare einmal ansehen.

Elternbrief zum Kopieren

Passt die Angaben in eckigen Klammern an und verschickt den Brief über die Trainer, per Mail oder in der Team-App.

Liebe Eltern der [Mannschaft],

am [Datum] findet unser Vereinsfotoshooting statt. Unsere Mannschaft ist um [Uhrzeit] dran, bitte seid 10 Minuten vorher in [Ort, z. B. Vereinsheim]. Fotografiert werden ein Einzelportrait eures Kindes und das Mannschaftsfoto.

Bitte zieht eurem Kind das Heimtrikot an, mit Hose und Stutzen in Vereinsfarben. Haare kämmen schadet nicht.

Für euch entstehen keine Kosten. Nach ein paar Tagen bekommt ihr Zugang zu einer passwortgeschützten Online-Galerie. Dort könnt ihr Fotos auswählen und herunterladen, wenn ihr möchtet. Gedruckte Abzüge gibt es auf Wunsch zusätzlich.

Bitte gebt die beiliegende Einwilligung bis zum [Datum] unterschrieben bei [Trainer/Ansprechpartner] ab. Ohne Einwilligung können wir die Fotos eures Kindes nicht veröffentlichen.

Bei Fragen meldet euch bei [Name, Telefon/Mail].

Sportliche Grüße
[Name, Funktion im Verein]

Eine Woche vorher: Zeitplan verteilen und erinnern

• Den fertigen Zeitplan an alle Trainer schicken, damit jede Mannschaft weiß, wann sie dran ist.
• Fehlende Einwilligungen über die Trainer nachfordern.
• Mit dem Fotografen klären, wo genau das Studio steht und wer aufschließt.
• Kurz vor dem Termin eine Erinnerung in die Team-Gruppen schicken: Uhrzeit, Ort, Heimtrikot.

Am Fototag: eine Person behält den Überblick

Bestimmt einen Ansprechpartner vor Ort, der die Teamlisten hat, Spieler abhakt und die nächste Mannschaft rechtzeitig holt. Das hält den Zeitplan und entlastet den Fotografen.

Hilfreich sind ein paar Ersatztrikots in gängigen Größen, falls jemand das eigene vergessen hat, und ein Spiegel in der Nähe des Studios. Wartende Mannschaften sollten nicht direkt neben dem Set stehen, sonst wird es laut und die Kleinen lassen sich ablenken.

Nach dem Fototag: Fotos nutzen und verteilen

• Den Link zur Online-Galerie über die Trainer an die Eltern weitergeben.
• Die Spielerportraits ins DFBnet oder das System eures Verbands hochladen. Wie das bei Fußball geht, steht im Artikel zu Spielerfotos für DFBnet.
• Das neue Mannschaftsfoto auf FUSSBALL.DE austauschen. Die Anleitung dazu: Mannschaftsfoto bei FUSSBALL.DE ändern.
• Die Fotos auf der Vereinswebsite und in Social Media einsetzen, aber nur von Spielern mit Einwilligung.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Fotoshooting für eine Mannschaft?

Pro Spieler 3 bis 5 Minuten für das Einzelportrait, danach das Mannschaftsfoto. Eine Mannschaft mit 15 Spielern ist in unter einer Stunde fertig. Plant mit einer vollen Stunde, dann bleibt Puffer.

Welcher Raum eignet sich für das Shooting?

Ein Raum mit Stromanschluss, zum Beispiel das Vereinsheim oder eine Ecke in der Halle. Das mobile Studio bringt eigenen Hintergrund und eigenes Licht mit.

Brauchen wir eine Einwilligung der Eltern?

Für die Veröffentlichung der Fotos ja. Holt sie vor dem Fototag ein, das DFBnet stellt dafür Formular-Vorlagen bereit.

Was kostet das Shooting die Eltern?

Bei Sportfotopix nur das, was sie freiwillig in der Online-Galerie auswählen. Die Fotos gibt es zum Download, gedruckte Abzüge kann man zusätzlich bestellen.

Wann ist der beste Termin?

Kurz nach Saisonbeginn. Dann stehen die Kader, und die Spielerfotos sind rechtzeitig für die Verbandssysteme da.

Ideen für Posen und Aufstellungen findet ihr in unserem Artikel Kreative Mannschaftsfotos. Wie ein Fototag bei uns konkret abläuft, steht unter Teamfotos vor Ort.